遠程辦公
隨著 Covid-19 在世界各地影響持續擴大,為了及時因應疫情,各國企業以及許多新創已經開始陸續實施遠程辦公或是開始為其做準備。而遠程辦公最重視自治能力:上班工作對大多數的人是好事,或因個人自律能力差,易導致作息混亂,或公私不分,導致健康狀況下降,效率變差,因此對遠程辦公來說:規律作息是非常重要的。
給新創提高遠程辦公的 4 條建議
1. 工作時間內該保持在線狀態:一定要找的到人,不管用甚麼軟體 ex. Slack。因為遠端工作之後,所有的溝通僅能用通訊軟體進行,若對方遲遲不回應,手邊工作就可能被迫延遲進行,不僅降低工作效率,也增加額外的溝通成本。例如:可以要求新增管理辦法:若在通訊軟體中被標記(Tag),則需在工作中斷之後的十分鐘內回應,若工作無法暫停,則需在 30 分鐘內先回等一下」、表情符號,或者請其他熟悉業務的同事代為回覆,來避免溝通不順暢、已讀不回的現象。
2. 目標管理,說明進度:昨天做到哪,今天哪個部分需要補足可以標記。目標可以是讓新加入團隊的成員能夠看到執行結構,或是流程地圖之後都能清楚知道現在的狀況:負責人是誰? 風險是甚麼? 需要的資源以及下階段任務。但上級也不必規定非常細:為了減少疏漏未安排的細節,在大原則上可以讓個人能細心大膽採取自己認為最好的方式執行任務以便提高效率。
3. 善於使用工具,利用工具保證進度透明:為了使溝通成本下降,可以讓團隊成員推薦各方面適用的軟體,並教導團隊如何使用該軟體最特殊、有效率的功能。除了萬用的Google之外,即時通訊,機器人消息中樞可以使用Slack。程式碼:GitHub、在線會議:Zoom、任務進度跟蹤:Jira 等等
4. 開周會維持文化,保持團隊氣氛:雖然開太多長久的會議是沒效率,但透過快速宣導,或是了解自己在專案中的定位以及讓 Founder 喊話是非常重要的。最後也必須根據企業文化調整:基於創辦人的性格以及新加入員工磨合出不同的工作模式以及步調會產生出不同的公司文化。雖然少了與同事間在辦公室並肩奮戰的同事情誼,但也可能會因此更珍惜相聚的時光而產生出更好的團隊氣氛。
還需要辦公室嗎?
傳統認為上班本來該是面對面,大家坐在同一個辦公室完成任務,不外乎在認為:有壓力的環境下會比較高效或是在同一個空間內可以確實掌握對方動向更方便。但近來已經有越來越多新創傾向於在家辦公,甚至取消共同上班地點,消滅辦公室:省下營運、維持、租借辦公室的費用,分散員工換取更高營運成本效益 例如:補助員工在咖啡廳的工作費用,新增環境經費幫助員工布置家中工作室環境,也可省下上下班塞車通勤等時間,甚至已經有許多大型企業已經開始實行 ex. Automattic。 在共享空間 ( WeWork )的趨勢帶領下,新創對於辦公室的需求彈性也增大,甚至以後有必要再找空間開會面談就好,有沒有必要一開始就把最重要的現金拿去租借辦公室承擔其他機會成本? 這波疫情的影響下,似乎又看到了另一種選擇。